Beranda » MS.Ofiice » Word » Mengenal Microsoft Office Word

Mengenal Microsoft Office Word

PENGERTIAN MICROSOFT WORD

Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word.

SEJARAH MICROSOFT WORD

Microsoft Word adalah aplikasi sebuah program pengolah kata (word processor) yang dibuat oleh Microsoft Corporation. Program ini biasanya digunakan para pemakai komputer untuk kegiatan tulis-menulis. Seperti pembuatan surat, proposal, artikel, brosur, booklet, dan lain-lain dengan aneka font (huruf) dan layout yang tersedia. Kita juga dapat membuat naskah ilmiah dengan rumus-rumus matematika, fisika maupun kimia dan mendesain sebuah dokumen dengan variasi gambar yang unik dan sangat lengkap.

Selain, Microsoft Word, ada beberapa jenis word processor yang popular dan sudah beredar di masyarakat diantaranya : WordStar (WS), WordPerfect (WP), AmiPro, WordPad, dan lain-lain. Microsoft Word sebagai program pengolah kata memberikan fasilitas-fasilitas yang lebih familiar dibandingkan dengan pengolah kata lainnya.

Program pengolah kata Microsoft Word telah mengeluarkan versi 1.0. sampai 6.0. untuk versi DOS. Kemudian, seiring dengan kemajuan perusahaan pembuatnyya, Microsoft Coorporation telah mengeluarkan 12 versi Microsoft Word, yaitu versi ’95, ’97, 2000, 2002, 2003, dan 2007.

FUNGSI MICROSOFT WORD

Sebagaimana yang kita ketahui, MS WORD dipergunakan untuk membantu pembuatan dokumen berupa laporan ataupun makalah. Namun, adakalanya kita lupa memanfaatkan berbagai fasilitas yang ada dalam MS WORD, padahal dengan memanfaatkan fasilitas tersebut dapat membantu mempercepat pembuatan dokumen. Oleh karena itu, tulisan ini bertujuan untuk mengingatkan kembali (terutama untuk saya pribadi) berbagai fasilitas yang ada dalam MS WORD.

1. Jenis huruf

Agar dokumen yang dihasilkan tidak terlalu banyak mengalami editing dalam masalah “font”, sebaiknya tentukan dulu default font yang akan dipergunakan. (Menu Home+ Font)

2. Pembuatan Numbering

Biasanya, pembuatan suatu dokumen mengacu kepada peraturan tertentu dalam pembuatan dokumen (misal Bab I Pendahuluan, Bab II Tinjauan Pustaka). Oleh karena itu, harus didefinisikan terlebih dahulu mengenai numbering yang sesuai dengan peraturan pembuatan suatu dokumen.

3. Pembuatan Outline

Biasakan bekerja dengan dokumen view berupa Outline. (Menu View + Document Views + Outline). Hal ini akan memudahkan kita untuk membuat poin-poin penting yang akan dituangkan dalam dokumen. Pembuatan dokumen dalam bentuk outline, minimal sampai dengan level 3. Ada kalanya pada saat perpindahan dari level 1 ke level 2 kita diharuskan untuk mengubah list level (Menu home+ Multiple List+Change List Level)

4. Pemakaian Break Section

Biasanya dalam suatu dokumen terdapat perbedaan jenis penomoran halaman untuk tiap section (misalnya : halaman sampul biasanya tidak ada nomor halaman, Kata Pengantar & Daftar Isi & Daftar Tabel diberi nomor halaman jenis “i, ii, iii,…” , Bab I dst diberi nomor jenis “1,2,3…”) Oleh karena itu untuk setiap pergantian jenis halaman tersebut diberikan break section. ( Menu Page Layout +Break +Next Page).

5. Penomoran Halaman

Seperti yang telah disebut pada poin 4, maka penomoran halaman akan menggunakan fasilitas break section. Setiap section diberi nomor halaman seperti yang dikehendaki ( Menu insert + Page Number + Format Page Number + Page numbering + start at … kemudian pilih letak nomor halaman bottom atau top of page) khusus halaman sampul, biasanya tidak ada nomor halaman, oleh karena itu header/footer nya perlu diedit (Menu insert + header/footer + edit header/footer + Design + pilih different first page)

6. Pembuatan Daftar Tabel

Tabel/Gambar/Bagan yang dibuat diusahakan diberi caption yang terdiri dari judul bab dan nomor gambar. (Menu References + insert Caption… pada option pilih label yang diinginkan, hilangkan tanda centang pada exclude label from caption). Untuk pembuatan daftar tabel/gambar/bagan maka pilih menu references + insert table of figures) maka daftar tabel dapat muncul secara otomatis. Apabila ada perubahan posisi halaman pada tabel/gambar/bagan, maka daftar tabel tinggal diklik kanan pilih update field.

7. Pembuatan Daftar Isi

Pembuatan daftar isi secara otomatis adalah dengan memilih references + table of contents. Apabila ada perubahan dalam letak halaman maka daftar isi tinggal di update (sama seperti update daftar tabel)

8. Editing dengan Document Map

Agar editing yang dilakukan dapat dilakukan dengan cepat maka dapat memanfaatkan fasilitas document map (Menu View + document map). Dengan fasilitas ini, perpindahan halaman yang akan diedit dapat berlangsung lebih cepat)

Cara Mengaktifkan Microsoft Word

Kita dapat memulai atau menjalankan program aplikasi Microsoft Word dengan menggunakan langkah berikut :

Pilih dan Klik tombol Start
Pilih menu program
Kemudian, pilih dan klik program Microsoft Word
Tunggu sampai jendela program aplikasi Word ditampilkan

Atau kita juga bisa mengklik mouse kiri sebanyak 2 x shortcut microsoft word pada dekstop.

Mengenal Lembar Kerja Microsoft Word 2007

Pada saat Anda mengaktifkan Word 2007, di layar akan terlihat dokumen yang masih kosong dan dokumen tersebut bernama Document 1. Pada lembar kerja Word 2007 ini terdiri dari beberapa bagian, antara lain sebagai berikut :


Komponen Lembar Kerja Word 2007

Dari tampilan tersebut di atas terlihat beberapa bagian dari lembar kerja Word 2007. Dimana pengganti dari menu dan toolbars pada Word 2007 biasa disebut dengan Ribbon. Pada Ribbon tersebut terdiri dari beberapa Tabs dan masing-masing Tabs terdiri dari beberapa Groups, sedangkan masing-masing Groups terdiri dari beberapa tombol perintah (Command Button). Dengan demikian, maka bagian dari lembar kerja Word 2007 ini antara lain sebagai berikut :

Quick Access Toolbar berisi kumpulan tombol perintah yang relatif sering digunakan. Tombol perintah tersebut dapat Anda tambahkan atau kurangi sesuai dengan kebutuhan. Quick Access Toolbar berada di pojok kiri atas pada lembar kerja MS. Word.

Tampilan ikon pada Quick Access Toolbar

Menu File yang berada di bawah Quick Access Toolbar, yang berfungsi untuk membuka menu. Perhatikan gambar berikut :

Tampilan menu File

Dialog Box Launchers yang berbentuk ikon kecil yang ada di sudut kanan bawah setiap Groups pada masing-masing Tab. Berfungsi untuk menampilkan kotak dialog atau task pane yang berkaitan dengan Group tersebut. Perhatikan gambar berikut :

Tampilan Dialog Box Launchers

Ruler line adalah baris yang mengatur penghentian tabulasi dan batas pengetikan di layar serta pengaturan paragraf.

Status Bar yang berisi keterangan tentang halaman pada posisi kursor dan jumlah keseluruhan halaman dan jumlah kata dalam dokumen.

Baris Penggulung (Scroll Bar) berfungsi untuk menggulung layar dengan mouse, yang terdiri dari Scoll Bar Vertical untuk menggulung layar ke atas atau ke bawah (tegak) dan SrollBar Horizontal untuk menggulung layar ke kiri atau ke kanan (mendatar).

Titik Sisip (Insertion Point) berbentuk gambar animasi yang berkedip-kedip dan pada titik sisip ini Anda dapat mengetikkan teks. Titik sisip ini umumnya dikenal dengan sebutan Kursor.

Tombol Ukuran (SizingButton) digunakanuntuk mengatur ukuran jendela Word. Tombol ukuran ini terdiri dari :

Tombol	Keterangan
	Minimize Button untuk memperkecil jendela wod
	Maximize Button untuk memperbesar jendela sehingga terlihat dalam satu layar penuh.
	Restore Button untuk mengembalikan jendela dalam ukuran sebelumnya atau semula.
	Close Button untuk menutup jendela yang aktif atau mengakhiri program aplikasi

Tombol View digunakan untuk merubah tampilan jendela dokumen secara cepat. Pilihan tersebut terdiri dari Print Layout, Full Screen Reading, Web Layout Outline, dan Draft. Perhatikan gambar berikut :

Tampilan Tombol View

Untuk mengaktifkan tabs dan tombol perintah (command button) dapat dilakukan dengan menggunakan mouse ataupun keyboard. Apablia Anda menggunakan keyboard, gunakan langkah berikut ini :

Tekan tombol Alt pada keyboard.

Tampilan Keytips setelah menekan tombol Alt

Tekan angka atau huruf yang mewakili tab atau tombol perintah, misalnya Anda menekan tombol P, maka di layar akan terlihat seperti gambar berikut :

Tampilan Keytips pada tab Page Layout

Tekan tombol Esc untuk kembali ke pemilihan sebelumnya.

Menampilkan atau Menyembunyikan Garis Ruler

Secara default, saat pertama kali Anda membuka Word, maka di layar akan terlihat Document1 yang msih kosong. Pada dokumen tersebut belum terlihat garis ruler (Ruler Line). Untuk memudahkan Anda dalam pengaturan naskah yang Anda ketik, maka terlebih dahulu tampilkan garis ruler tersebut.

Cara yang digunakan untuk menampilkan atau menyembunyikan garis ruler adalah dengan memilih salah satu cara berikut :

Klik tab View, kemudian pilih (tandai dengan ceklist) Ruler. Perhatikan gambar berikut

Memilih pilihan Ruler pada tab View

Klik ikon View Ruler yang berada di atas ScrollBar Vertical. Perhatikan gaambar berikut

Memilih ikon View Ruler

Mengatur Tampilan Dokumen

Sebelum Anda mengetikkan naskah pada suatu dokumen, Anda dapat mengatur ukuran tampilan di layar, sehingga Anda lebih nyaman mengakses pengetikan. Untuk mengatur ukuran tampilan lakukan cara berikut :

Klik tab View, kemudian klik Group Zoom, klik Zoom atau klik 100% yang berada di baris status (sebelah kanan tampilan view).
Di layar terlihat kotak dialog Zoom. Perhatikan gambar berikut :

Kotak Dialog Zoom

Klik pilihan prosentase tampilan pada bagian Zoom To, misalnya 100%. Anda dapat menetukan sendiri ukuran tampilan dengan cara ketik nilai prosentase tampilan pada bagian Percent, misalnya 110
Klik Ok.

Selain perintah tersebut diatas, Anda dapat mengatur ukuran tampilan dengan cara menggeser (drag) slider zoom yang ada di kanan baris status. Perhatikan gambar berikut :

Slider pada Zoom

Mengetik Word

Pada saat membuka Word 2007, maka di layar akan terlihat dokumen baru yang masih kosong dan diberi nama Document1 yang siap Anda gunakan untuk mengetikkan naskah.

Pengetikan dengan Word 2007 pada dasarnya sama dengan pengetikan pada Word versi sebelumnya, yaitu di setiap akhir paragraf diakhiri dengan menekan tombol Enter.

Word akan mendefenisikan sebuah paragraf apabila karakter, kata atau kalimat diakhiri dengan menekan tombol Enter dan di layar akan terlihat tanda paagraf (¶).

Apabila simbol paragraf ini tidak terlihat, maka klik tombol Show/Hide pada tab Home di dalam group Paragraph atau tekan tombol Ctrl + *. Tanda paragraf ini tidak akan tercetak ke printer.

Ketiklah naskah berikut :

Mengetikkan Naskah

Langkah yang digunakan untuk mengetikkan naskah tersebut di atas adalah sebagai berikut :

Pada tampilan dokumen yang kosong, maka di layar akan terlihat titik sisip (Insertion Point).
Klik ikon Show/Hide pada tab Home di dalam Group Paragraph atau tekan tombol Ctrl+*, untuk menampilkan simbol paragraf (paragraph masrks).
Pada posisi kursor dan titik sisip tersebut ketik teks Microsof Office 2010, kemudian tekan tombol Enter. judul tersebut dianggap sebagai satu paragraf, karena diakhiri dengan Enter.
Tekan Enter sekali lagi untuk memberi jarak satu baris.
Ketik teks “Office 2010 direncanakan akan…..”, kemudian tekan Enter.
Tekan tombol Enter untuk memberi jarak antar paragraf.
Ketik teks “Secara keseluruhan, Office 2010 akan” dan seterusnya, kemudian tekan tombol Enter.
Tekan tombol Enter untuk memberi jarak antar paragraf.
Lakukan hal yang sama untuk mengetikkan paragraf berikutnya.
Untuk menyembunyikan simbol ¶ pada akhir paragraf, gunakan klik ikon Show/Hide pada tab Home di dalam group Paragraph atau tekan tombol Ctrl+*.

Menyimpan Dokumen

Setelah Anda mengetikkan naskah seperti tersebut di atas, maka jangan lupa naskah tersebut disimpan, sehingga Anda dapat membukanya atau menampilkannya kembali di lain kesempatan. Langkah yang digunakan untuk menyimpan dokumen tersebut adalah sebagai berikut :

Klik menu File, kemudian klik pilihan Save atau tekan Ctrl+S.

Memilih menu Save

Memilih Save pada Quick Access Toolbar

Di layar akan terlihat kotak dialog Save As.
Di layar terlihat folder Documents yang terdapat dalam folder Libraries.
Pada bagian File Name akan terlihat nama file yang telah disediakan Word 2007. Anda dapat merubah nama file tersebut, sesuai dengan keinginan, misalnya seperti gambar berikut :

Kotak dialog Save As

Klik tombol Save.

Pada kotak dialog Save As tersebut di atas terdapat beberapa ikon yang dapat Anda gunakan, antara lain :

Back Digunakan untuk kembali ke pemilihan drive/folder sebelumnya.
Forward Digunakan untuk kembali ke pemilihan drive/folder berikutnya.
Memilih folder/sub folder sebagai tempat data yang akan disimpan.
Search Documents digunakan untuk mencari dokumen yang pernah Anda simpan dalam folder.

Menyimpan Dokumen dengan Nama File Lain

Apabila Anda akan menyimpan kembali dengan nama lain dari dokumen yang sebelumnya telah Anda simpan, maka cara yang digunakan adalah sebagai berikut :

Klik menu File, kemudian klik pilihan Save As atau tekan F12.

Tampilan menu Save As

Di layar akan terlihat kotak dialog Save As.
Di layar terlihat folder Documents yang terdapat dalam folder Libraries. Anda dapat merubah folder tersebut sesuai keinginan.
Pada bagian File Name akan terlihat nama file yang telah disediakan Word 2007. Rubah nama file tersebut sesuai dengan keinginan dan jangan sama dengan nama file yang sebelumnya telah dibuat, misalnya seperti gambar berikut :

Kotak dialog Save As

Klik tombol Save.

Kotak dialog konfirmasi menyimpan file

Klik pilihan Replace existing file, kemudian pilih OK, sehingga isi nama file lama akan terhapus dan digantikan dengan isi nama file yang baru.

Catatan : Sebelum Anda memilih pilihan ini, pertimbangkan dengan matang, karena Anda tidak dapat mengembalikan nama file sebelumnya.

Disamping itu Anda dapat memilih pilihan seperti berikut :

Pilihan Save changes with a different name menyimpan file dengan nama file yang lain.
Pilihan Merge changes into existing file digunakan untuk merubah isi dari file yang akan disimpan dengan nama fille yang dipilih dan nama file baru tidak akan disimpan sementara nama file lama tetap, akan tetapi Word akan memberikan keterangan (comment) pada nama file tersebut.